Compras

Conceito

A área de compras pode representar o sucesso ou o fracasso de um negócio. Ter boas ferramentas para comprar corretamente é essencial para se ter bons resultados. A correta sugestão do que comprar depende da eficiência na análise das vendas.

Pedidos

O processo de pedido de compra do Totall Commerce prevê que os pedidos sejam autorizados por um superior, o que garante a segurança da operação. Os pedidos de reposição que a filial faz para o depósito também são gerenciados pelo sistema.

Inclusão de vários campos na guia Itens  Em Principal >> Compras >> Pedido >> Registro, foram incluídos na guia Itens os seguintes campos:

• ÿltima compra

• Fornecedor

• ÿltimo preço

• Quantidade

• Forma pagamentos

• Pagamentos

• Nota fiscal

• Pedido

• Saldo Estoque

• Reserva atual

• Saldo real

Sugestão de Compras

O Totall Commerce tem uma completa ferramenta para avaliação dos estoques, a qual sugere os produtos que necessitam ser comprados. Vários parâmetros podem ser informados para que esta ferramenta funcione de acordo com as necessidades da empresa.

• Utilize o ?giro de estoque? para melhor avaliação das relação  ?Compras x Vendas?. Click aqui para conhecer o que é giro.

• Indique quantos meses de venda deseja apresentar.

• Se for escolhido ?Estoque Mínimo? ou ?Ponto de Pedido?, serão sugeridos os produtos cujo saldo projetado alcancem estes valores.

• Porém a projeção também pode ser feita comparando-se a média de vendas de um período anterior, o mesmo período do último ano, ou considerando-se a sazonalidade de venda dos produtos.

• O saldo será projetado até a data informada que se deseja manter estoques, pela média de vendas do período avaliado, que pode ser acrescido a um percentual previsto de crescimento.

Reposição

O "Pedido de Reposição" consiste basicamente em uma filial solicitar mercadoria de outra, geralmente o depósito, de forma automatizada. Para isto foram utilizadas as mesmas funções do pedido de compra, mas somente entre as filiais e não com o fornecedor. Para completar a operação o Totall Checkout utiliza a rotina de transferência entre filiais para enviar o produto de uma filial a outra.

Pedidos de Compras e de Reposição de Mercadorias

• O Totall Commerce gera pedidos aos fornecedores ou ao depósito da empresa à partir das necessidades apontadas pela ferramenta de sugestão de compras.

• Os pedidos devem ser autorizados pelo responsável pelas compras, o que garante um ponto de controle no processo.

• Na tela de autorização de compras, pode-se visualizar as verbas de cada comprador, e um resumo dos valores comprados por cada comprador mês a mês. Defina a verba de cada comprador na tela de cadastro de usuários.

Pedido Eletrônico

O Totall Commerce permite que se envie os pedidos de compra eletronicamente para o fornecedor. Entretanto, é necessário que uma atividade técnica seja executada pela equipe de desenvolvimento da Totall para formatar os dados de acordo com o formato definido por cada fornecedor. Veja mais detalhes em Pedido Eletrônico.

• Para que o Totall Commerce seja capaz de gerar um arquivo de pedidos para ser enviado a um fornecedor, é necessário que nossa equipe de desenvolvimento formate o mesmo.

• Para os fornecedores com formatos já definidos, basta utilizar a tela e envio para gerar o arquivo.

Registro

O registro de compra é facilitado, pois tanto se pode buscar as informações a partir do pedido de compra, como diretamente dos dados enviados eletronicamente pelo fornecedor.

O sistema permite que sejam registradas as compras efetuadas através de Notas Fiscais ou faça através de um pedido, acelerando o registro. Lembrando sempre de informar a conta para que a compra seja alimentada corretamente no plano financeiro.

O ICM RETIDO somente é rateado sobre os produtos sujeitos se for lançado no registro de compras no campo "Subst. Tributária". Quando vem imbutido no preço unitário do produto, é considerado como preço de compra e não lançado a parte.

O rateio do ICM RETIDO é sempre proporcional ao montante do item em relação ao total na NF. Para produtos onde a margem de lucro para o cálculo do ICM RETIDO varia, o operador do sistema deverá estar atento a esta questão e compensar manualmente na margem de lucro da venda quando estiver formando o preço do mesmo.

• Para poder receber eletronicamente as informações da nota de compra pelo fornecedor, é necessário verificar quais fornecedores dispõem deste serviço.

• Como a grande maioria dos fornecedores não adota qualquer padrão para o envio dos dados de compra, o Totall Commerce dispõe de uma ferramenta configurável capaz de interpretar os dados de acordo com o formato disponibilizado.

• Para configurar o Totall Commerce para interpretar os dados de seu fornecedor, entre em contato com nossa área comercial, e um consultor será designado.

Atenção:
Preenchendo o campo CFOP da Nota antes de informar os itens da compra, assim o sistema 
repete a CFOP para os itens informados, restando apenas para o usuário alterar as naturezas
que sejam diferentes. Deve-se informar sempre a CFOP de entrada correspondente, nunca a que
vem na Nota Fiscal. 

Importante:
Quando a NF provém de um fornecedor de outro estado, e o produto naquele estado não é 
sujeito a substituição tributária, deve-se lançar a alíquota correspondente de ICMS da
transação interestadual e deve-se também calcular e lançar o devido ICM RETIDO para que se
compute corretamente o crédito de ICMS da operação interestadual, bem como, o rateio
proporcional do ICM RETIDO no custo de aquisição do produto calculado na formação do preço
da venda.

2. Na guia itens: são informados os itens da compra. Vale ressaltar nesta janela os campos de IPI e ICMS. O valores dos campos mencionados acima o sistema traz do cadastro de produto. Sempre que for informado o ICMS de entrada para um produto no registro da compra, o mesmo será computado como crédito de ICMS no custo de aquisição.

Atenção:
Ao alterar o valor das alíquotas de IPI ou ICMS no registro de compras, 
os valores do cadastro de produtos não são modificados, permanecendo os valores originais.

3. No item de menu Principal >> Compras >> Fretes O sistema exibe a janela ao lado. Nela é possível lançar os fretes para as compras registradas acima. Sempre que for informado o ICMS de entrada para um produto no registro da compra, o mesmo será utilizado para calcular o crédito de ICMS do frete no custo de aquisição da formação do preço de venda pelo custo.

O crédito do ICMS de frete também depende deste lançamento. Para os casos onde a alíquota não for lançada no item da compra, o crédito de ICMS do frete não será computado, elevando um pouco o Custo de Aquisição.

Atenção:
O frete é rateado proporcionalmente pelo total de itens das compras relacionadas ao frete.

Fretes

O Totall Commerce também gerencia os fretes relacionados com as compras, e controla casos de transportadoras e fornecedores que fazem a cobrança em faturas agrupando fretes e compras de um período.

Informação da Unidade Federativa (UF) automaticamente Em Principal >> Compras >> Fretes, ao indicar a transportadora será informada automaticamente a Unidade Federativa (UF) do endereço padrão. Se a transportadora tiver mais endereços cadastrados ao selecioná-los a UF também será alterada de acordo com o que estiver no cadastro.

Fatura

Seleção de várias faturas Em Principal >> Compras >> Fatura foi incluído um checkbox, ou seja, uma coluna para selecionar várias faturas para a criação de uma única fatura.

Permissão para informar mais de uma compra Em Principal >> Compras >> Fatura foi implementada a possibilidade de informar mais de uma compra para criação de uma fatura. Ao criar uma fatura, na guia Documentos, na coluna Identificação e clique no botão (...). Se o fornecedor tiver várias compras surgirá a tela de 'Pesquisa títulos a pagar' para que seja indicada quais as compras desejadas para a criação de uma fatura.

Distribuição

Distribuição de Estoque

A Distribuição de Estoque foi disponibilizada para que o usuário possa distribuir as mercadorias disponíveis em determinada filial para as demais filiais, onde esta mercadoria tem necessidade de reposição.

Recepção

Para garantir que as mercadorias e as quantidades constantes na nota fiscal de compra sejam coerentes com o que é entregue pelo transportador, o Totall Commerce tem uma tela para registro da recepção da mercadoria.

• Esta recepção é ?cega?, ou seja, quem a registra não tem conhecimento do que está no pedido ou na nota fiscal, evitando assim fraudes.

• Os administradores são alertados de eventuais divergências entre a recepção, o pedido e a nota fiscal por relatório, que podem ser configurados para serem entregues automaticamente por e-mail. Para receber relatórios automaticamente por e-mail, configure e instale o Totall BI Server.