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Fundamentação Legal
Ato COTEPE/ICMS 17, de 15 de junho de 2011 - Altera o Ato COTEPE/ICMS 09/08, que dispõe sobre as especificações técnicas para a geração de arquivos da Escrituração Fiscal Digital -EFD a que se refere a cláusula quarta do Ajuste SINIEF 02/09.
Conceito
A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente Sped.
Como Funciona
1ª Etapa - Configurações
A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE e já desenvolvido pela Totall Sistemas, no qual informa todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI.
2ª Etapa - Preparação da base de dados
É necessário realizar alguns cálculos e validações no banco de dados antes de gerar o arquivo.
Preparação da Base de Dados para SPED
3ª Etapa - Geração do arquivo
Tendo a base de dados devidamente preparada, deve-se iniciar o procedimento de geração dos arquivos para envio ao contador da sua empresa.
4ª Etapa - Validação do arquivo
Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped. A apresentação do arquivo em regra é mensal.
Outras funcionalidades do programa: digitação, alteração, assinatura digital da EFD, transmissão do arquivo, exclusão de arquivos, geração de cópia de segurança e sua restauração.
5ª Etapa - Envio do arquivo
Efetuada a validação basta enviar o arquivo para o contador da sua empresa, ou se preferir enviar diretamente para o SEFAZ do seu estado*.
*Essa opção, desde que o arquivo seja validado e que os registros não preenchidos pelo sistema sejam devidamente preenchidos.