Compras

Conceito

A área de compras pode representar o sucesso ou o fracasso de um negócio. Ter boas ferramentas para comprar corretamente é essencial para se ter bons resultados. A correta sugestão do que comprar depende da eficiência na análise das vendas.

Pedidos

O processo de pedido de compra do Totall Commerce prevê que os pedidos sejam autorizados por um superior, o que garante a segurança da operação. Os pedidos de reposição que a filial faz para o depósito também são gerenciados pelo sistema.

Inclusão de vários campos na guia Itens  Em Principal >> Compras >> Pedido >> Registro, foram incluídos na guia Itens os seguintes campos:

• ÿltima compra

• Fornecedor

• ÿltimo preço

• Quantidade

• Forma pagamentos

• Pagamentos

• Nota fiscal

• Pedido

• Saldo Estoque

• Reserva atual

• Saldo real

Sugestão de Compras

O Totall Commerce tem uma completa ferramenta para avaliação dos estoques, a qual sugere os produtos que necessitam ser comprados. Vários parâmetros podem ser informados para que esta ferramenta funcione de acordo com as necessidades da empresa.

• Utilize o ?giro de estoque? para melhor avaliação das relação  ?Compras x Vendas?. Click aqui para conhecer o que é giro.

• Indique quantos meses de venda deseja apresentar.

• Se for escolhido ?Estoque Mínimo? ou ?Ponto de Pedido?, serão sugeridos os produtos cujo saldo projetado alcancem estes valores.

• Porém a projeção também pode ser feita comparando-se a média de vendas de um período anterior, o mesmo período do último ano, ou considerando-se a sazonalidade de venda dos produtos.

• O saldo será projetado até a data informada que se deseja manter estoques, pela média de vendas do período avaliado, que pode ser acrescido a um percentual previsto de crescimento.

Reposição

O "Pedido de Reposição" consiste basicamente em uma filial solicitar mercadoria de outra, geralmente o depósito, de forma automatizada. Para isto foram utilizadas as mesmas funções do pedido de compra, mas somente entre as filiais e não com o fornecedor. Para completar a operação o Totall Checkout utiliza a rotina de transferência entre filiais para enviar o produto de uma filial a outra.

Pedidos de Compras e de Reposição de Mercadorias

• O Totall Commerce gera pedidos aos fornecedores ou ao depósito da empresa à partir das necessidades apontadas pela ferramenta de sugestão de compras.

• Os pedidos devem ser autorizados pelo responsável pelas compras, o que garante um ponto de controle no processo.

• Na tela de autorização de compras, pode-se visualizar as verbas de cada comprador, e um resumo dos valores comprados por cada comprador mês a mês. Defina a verba de cada comprador na tela de cadastro de usuários.

Pedido Eletrônico

O Totall Commerce permite que se envie os pedidos de compra eletronicamente para o fornecedor. Entretanto, é necessário que uma atividade técnica seja executada pela equipe de desenvolvimento da Totall para formatar os dados de acordo com o formato definido por cada fornecedor. Veja mais detalhes em Pedido Eletrônico.

• Para que o Totall Commerce seja capaz de gerar um arquivo de pedidos para ser enviado a um fornecedor, é necessário que nossa equipe de desenvolvimento formate o mesmo.

• Para os fornecedores com formatos já definidos, basta utilizar a tela e envio para gerar o arquivo.

Registro

O registro de compra é facilitado, pois tanto se pode buscar as informações a partir do pedido de compra, como diretamente dos dados enviados eletronicamente pelo fornecedor.

O sistema permite que sejam registradas as compras efetuadas através de Notas Fiscais ou faça através de um pedido, acelerando o registro. Lembrando sempre de informar a conta para que a compra seja alimentada corretamente no plano financeiro.

O ICM RETIDO somente é rateado sobre os produtos sujeitos se for lançado no registro de compras no campo "Subst. Tributária". Quando vem imbutido no preço unitário do produto, é considerado como preço de compra e não lançado a parte.

O rateio do ICM RETIDO é sempre proporcional ao montante do item em relação ao total na NF. Para produtos onde a margem de lucro para o cálculo do ICM RETIDO varia, o operador do sistema deverá estar atento a esta questão e compensar manualmente na margem de lucro da venda quando estiver formando o preço do mesmo.

• Para poder receber eletronicamente as informações da nota de compra pelo fornecedor, é necessário verificar quais fornecedores dispõem deste serviço.

• Como a grande maioria dos fornecedores não adota qualquer padrão para o envio dos dados de compra, o Totall Commerce dispõe de uma ferramenta configurável capaz de interpretar os dados de acordo com o formato disponibilizado.

• Para configurar o Totall Commerce para interpretar os dados de seu fornecedor, entre em contato com nossa área comercial, e um consultor será designado.

Atenção:
Preenchendo o campo CFOP da Nota antes de informar os itens da compra, assim o sistema 
repete a CFOP para os itens informados, restando apenas para o usuário alterar as naturezas
que sejam diferentes. Deve-se informar sempre a CFOP de entrada correspondente, nunca a que
vem na Nota Fiscal. 

Importante:
Quando a NF provém de um fornecedor de outro estado, e o produto naquele estado não é 
sujeito a substituição tributária, deve-se lançar a alíquota correspondente de ICMS da
transação interestadual e deve-se também calcular e lançar o devido ICM RETIDO para que se
compute corretamente o crédito de ICMS da operação interestadual, bem como, o rateio
proporcional do ICM RETIDO no custo de aquisição do produto calculado na formação do preço
da venda.

2. Na guia itens: são informados os itens da compra. Vale ressaltar nesta janela os campos de IPI e ICMS. O valores dos campos mencionados acima o sistema traz do cadastro de produto. Sempre que for informado o ICMS de entrada para um produto no registro da compra, o mesmo será computado como crédito de ICMS no custo de aquisição.

Atenção:
Ao alterar o valor das alíquotas de IPI ou ICMS no registro de compras, 
os valores do cadastro de produtos não são modificados, permanecendo os valores originais.

3. No item de menu Principal >> Compras >> Fretes O sistema exibe a janela ao lado. Nela é possível lançar os fretes para as compras registradas acima. Sempre que for informado o ICMS de entrada para um produto no registro da compra, o mesmo será utilizado para calcular o crédito de ICMS do frete no custo de aquisição da formação do preço de venda pelo custo.

O crédito do ICMS de frete também depende deste lançamento. Para os casos onde a alíquota não for lançada no item da compra, o crédito de ICMS do frete não será computado, elevando um pouco o Custo de Aquisição.

Atenção:
O frete é rateado proporcionalmente pelo total de itens das compras relacionadas ao frete.

Impressão

Impressão de Compras

Custo de Compra

Atualização de Custo de Compra

Fretes

O Totall Commerce também gerencia os fretes relacionados com as compras, e controla casos de transportadoras e fornecedores que fazem a cobrança em faturas agrupando fretes e compras de um período.

Informação da Unidade Federativa (UF) automaticamente Em Principal >> Compras >> Fretes, ao indicar a transportadora será informada automaticamente a Unidade Federativa (UF) do endereço padrão. Se a transportadora tiver mais endereços cadastrados ao selecioná-los a UF também será alterada de acordo com o que estiver no cadastro.

Fatura

Seleção de várias faturas Em Principal >> Compras >> Fatura foi incluído um checkbox, ou seja, uma coluna para selecionar várias faturas para a criação de uma única fatura.

Permissão para informar mais de uma compra Em Principal >> Compras >> Fatura foi implementada a possibilidade de informar mais de uma compra para criação de uma fatura. Ao criar uma fatura, na guia Documentos, na coluna Identificação e clique no botão (...). Se o fornecedor tiver várias compras surgirá a tela de 'Pesquisa títulos a pagar' para que seja indicada quais as compras desejadas para a criação de uma fatura.

Distribuição

Distribuição de Estoque

A Distribuição de Estoque foi disponibilizada para que o usuário possa distribuir as mercadorias disponíveis em determinada filial para as demais filiais, onde esta mercadoria tem necessidade de reposição. Veja mais detalhes em Distribuição de Estoque.

Recepção

Para garantir que as mercadorias e as quantidades constantes na nota fiscal de compra sejam coerentes com o que é entregue pelo transportador, o Totall Commerce tem uma tela para registro da recepção da mercadoria.

• Esta recepção é ?cega?, ou seja, quem a registra não tem conhecimento do que está no pedido ou na nota fiscal, evitando assim fraudes.

• Os administradores são alertados de eventuais divergências entre a recepção, o pedido e a nota fiscal por relatório, que podem ser configurados para serem entregues automaticamente por e-mail. Para receber relatórios automaticamente por e-mail, configure e instale o Totall BI Server.