Ordem de Serviço - Totall Order Web
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Índice
Resumo
Esse artigo tem por objetivo apresentar o processo para criar uma OS - Ordem de Serviço. É por meio da OS que a sua Loja formaliza um trabalho a ser feito, prestando um serviço ao seu cliente. Depois de executado o serviço, essa OS será resgatada para emissão dos documentos de vendas.
Importante!
A emissão de NF-e ou NFC-e conjugada deve ser utilizada quando ocorre uma prestação de serviço que seja fato gerador do ISSQN e do ICMS, significa uma prestação de serviço com fornecimento de peças. É importante ressaltar que a NF-e ou NFC-e conjugada que tem item de serviço e de
mercadorias só pode ser emitida com a prévia anuência da SEFAZ e da Prefeitura interessadas.
Registro da OS
No Totall Order Web acesse a função 399 ou acesse F5-Funções >>> O.S (Ordem de Serviço).
1. Informe o cliente, pesquise pelo documento (CNPJ, CPF) ou nome. O cadastro novo pode ser feito pelo Totall Order Web, para isso veja o artigo Clientes.
2. Veja o preenchimento e funcionalidade de cada campo:
- Marca, Modelo e Número de Série: esses dados do aparelho são de preenchimento obrigatório.
- Garantia: essa informação é apenas informativa, portanto, não determina alguma ação com os valores. Caso uma OS de produto em garantia use peças, essas NÃO serão baixadas do estoque. Será necessário que a empresa tenha algum procedimento para este controle de estoque, que pode ser um lançamento avulso no Totall Backoffice ou a emissão de nota fiscal com natureza específica.
- Tipo de Aparelho: informe o tipo de aparelho que sua empresa presta assistência. Exemplo: Celular, iPhone, Smartphone e Outros. Esse campo é configurável e portanto para esse documento está como sugestão. Veja o artigo Configurações.
- Entrada: informe como se deu a entrada desse aparelho na sua empresa. Exemplo: Na Loja, Via Correios, Garantia e Outros. Esse campo é configurável e portanto para esse documento está como sugestão. Veja o artigo Configurações.
- Previsão: a previsão de término do serviço, não é uma informação obrigatória. Sua empresa pode criar critérios de previsão de entrega por prioridade, por exemplo: um serviço com prioridade Alta pode ter um prazo de entrega de 24hrs. Digite a data e/ou hora desejados ou clique no botão 29 ao lado para selecionar a data nmo calendário.
- Acessórios: descreva quais acessórios foram entregues junto com o aparelho, exemplo: capa protetora, carregador e etc. Esse campo é de digitação livre. Para registrar itens por linha, use as teclas Ctrl + Enter.
- Prioridade: sua empresa pode classificar o serviço por prioridade, dessa forma seus técnicos saberão qual serviço iniciar primeiro. Por isso, a prioridade pode estar vinculada como uma previsão de entrega. Lembrando que o sistema não faz controle, como apresentação de alertas, indicando que a OS está fora da prazo de acordo com a prioridade informada. Essas informações são de controle manual e interno. Use os botões laterais para definir a prioridade:
-De Alta para Média e Baixa clique em <<PgDn Prioridade
-De Baixa para Média e Alta clique em >>PgUp Prioridade
Na tela de pesquisa de OSs, quando for indicado uma prioridade Alta ou Média o sistema apresentará ícones que representam a prioridade informada na OS.
-Alta 
-Média 
- Solicitação: descreva qual serviço será executado, como por exemplo: troca de display, reparar lcd, travado e não respondendo e etc. Esse campo é de digitação livre. Para registrar itens por linha, use as teclas Ctrl+Enter.
3. Veja o preenchimento e funcionalidade de cada botão da barra de menu:
- F11-Cliente: acesso para verificar ou editar os dados do cadastro do cliente vinculado a OS. Para mais detalhes veja o artigo Clientes
- F10-Responsável: acesso para informar o técnico responsável pela OS. Para cadastrar um responsável veja o artigo Usuários.
- F8-Itens: acesso a tela de vendas para lançamento do serviço e/ou das peças que foram necessárias a assistência.
- F9-Cancela: somente um usuário com a permissão 0030 pode cancelar a OS. Ao cancelar a OS, nesse momento do processo, nenhum registro será mantido.
- F2-Imprime: faz a impressão da OS em formato pdf ou salva o pdf. Veja o artigo Configurações.
- F12-Confirma: para confirmar a criação.
Importante:
Nessa etapa do processo, a OS está com a situação A Classificar. Isso significa que está aguardando a indicação de um técnico que será o responsável pelo serviço. Apresentamos uma sugestão do processo, mas você pode configurar a sequência de passos necessários para execução dos processos de assistência técnica, desde a classificação do técnico responsável até o conclusão do serviço para emissão da NFC-e ou NF-e. Veja mais detalhes sobre isso no artigo Configurações.
Classificação da OS
A classificação apresenta o passo a passo do fluxo do processo de assistência praticado na sua empresa. Você pode contemplar através da situações do fluxo como:
- A Classificar
- Classificado
- Aberto
- Executado
- Cancelado
- Suspenso
- Em Espera
- Revisado com Erros
- Revisado e Aprovado
Aqui, você verá como sugestão o fluxo básico.
De: A Classificar
Para: Classificado
A OS está com a situação: A classificar. Selecione a OS para informar um responsável e deixar a situação como Classificado.
1. Clique em F7-OS/Pré-venda e selecione a OS.
2. Clique em F10-Detalhes para acessar a situação da OS. Determine um responsável pela execução do serviço, clique em F10-Responsável. Veja que na tela da OS o nome do usuário/técnico responsável será apresentado abaixo do número da OS.
3. No campo Situação: altere para Classificado: indicando que foi informado um técnico responsável pelo serviço.
F12-Confirmar para salvar a nova situação.
De: Classificado
Para: Aberto
O técnico/responsável pode verificar a OS que foi classificada para ele.
1. Clique em F7-OS/Pré-venda na tela de seleção de OS, faça os filtros por situação em F2-Situação e F10-Responsável.
- Além de verificar quais são as OSs classificadas para o técnico, ele também poderá verificar a prioridade (urgência) de cada OS. Desde que essa informação de prioridade tenha sido informada. Selecione a OS.
2.No campo Situação: altere para Aberto: indicando que o técnico/responsável está com essa OS para execução do Serviço.
F12-Confirmar para salvar a nova situação.
De: Aberto
Para: Executado
Feito o serviço o técnico/responsável deverá digitar o que foi executado e também selecionar o serviço, e se necessário, as peças utilizadas.
1. Selecione a OS, a pesquisa também poderá ser feita informando o número da OS, nome ou documento do cliente e número de série do aparelho.
2. No campo Execução: descreva o que foi executado. Esse campo é de digitação livre. Para registrar por linha, use as teclas Ctrl+Enter.
3. No campo Situação: altere para Executado: indicando que o serviço foi executado e que poderá ser avaliado.
Importante:
Nessa etapa do processo, a OS está com a situação Executada, isso não significa que a OS está pronta para resgate para venda no Totall PoS. Isso dependerá da sequência dos processo desenvolvidos na sua empresa. Por exemplo, se na sua empresa depois de Executado, o aparelho deve passar pelo setor da Qualidade para testes, então esse setor indica se o serviço está como: Revisado e Aprovado ou Revisado com Erros. Somente a OS com a situação do tipo: Revisada e Aprovada é apresentada no Totall PoS para venda. Porém, se o próprio técnico/responsável faz a execução e revisão do serviço, pode cadastrar a situação de Executado do tipo: Revisado e Aprovado, passando uma etapa do processo. Veja mais detalhes sobre isso no artigo Configurações.
4. Clique em F8-Itens informe a referência do serviço e/ou peças. Para confirmar clique em F10-Detalhes e F12-Confirmar para Salvar.
Impressão da OS
Importante:
Os nossos consultores ou equipe de suporte poderão auxiliá-los na criação do layout.
Sua empresa pode determinar um modelo de ordem de serviço para impressão.
- Para impressão da OS, clique em F2-Imprime. Se houver mais de 1 modelo de impressão o sistema apresentará a lista de modelos criados. Se houver somente 1 modelo o sistema encaminhará direto para a tela de impressoras e segue o mesmo critério, apresenta lista para várias e envia direto para impressão quando tem apenas uma impressora.
- Pode-se fazer a impressão ou salvar o pdf em diretório configurado no Totall Middleware.
Veja como configurar a impressão da OS no artigo Configurações.
Resgate da OS para Venda
Texto em desenvolvimento...
Resgate Parcial da OS para Venda
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Cancelar uma OS
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