Mudanças entre as edições de "Inventário"

O inventário físico é a contagem de todos os estoques da empresa, para verificação se as quantidades correspondem aos controles do estoque. Esta contagem também deve ser efetuada em componentes, aguardando definição da qualidade para serem rejeitados. O benefício dos inventários é a verificação de eventuais desvios no controle - estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha.
Essa falta de registro e controle pode causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras não irá suprir a falta destes materiais por falha nas informações. O maior benefício é ter os estoques com as quantidades corretas.
Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventário contínuo, no qual são feitas contagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peças para verificação de diferenças de peças entre o físico e o controle. Essa prática é denominada de verificação de acuracidade do estoque, no qual até um determinado porcentual de desvio é aceito, e acima deste valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios.

Criação

O Inventário do Totall Commerce é realizado no Totall Backoffice >>> Principal >>> Produtos >>> Inventário >>> Apuração. Será indicada a tela da
Figura 1. Tela de realização do Inventário de apuração.

Caso já tenha sido realizado um Inventário e se deseja verificá-lo deve-se utilizar a opção: Busca e em seguida abrir o Inventário pesquisado. Caso se saiba a Filial e o Código do inventário pode ser informado diretamente nos campos respectivos.
Ao ser criado um novo Inventário será apresentada a tela indicada na Figura 2.
Importante: no processo de criação de um Inventário, são "congelados" os saldos de estoque para os produtos listados para que as movimentações até o momento da aplicação do inventário sejam consideradas. Assim sendo, quando é criado e salvo o Inventário pelo Totali Backoffice, os produtos que serão contados não podem ser vendidos ou adicionados no estoque. Somente depois da contagem pode haver movimentação do estoque.

Figura 2. Tela de especificação dos produtos do Inventário.

Caso seja criado um Inventário para todos os produtos, apenas é necessário informar o Título do Inventário, porém, o inventário pode ser realizado também para linhas de produtos. Neste caso, devem ser selecionados os filtros para que apenas os produtos desses filtros sejam listados para contagem. Utilize a opção [Marca] para inventariar produtos de uma marca específica. Caso queira inventariar produtos de uma [Finalidade] específica, use essa opção. A finalidade do produto é definida no cadastro de mesmo, como por exemplo "Mercadoria para Revenda". Outra opção é na guia [Único Produto] para escolher apenas um produto específico para ser inventariado.
A opção [Auditoria] é utilizada para se inventariar uma quantidade de produtos específica. Neste caso, deve ser marcada esta opção e indicar a quantidade de produtos no campo Quantidade.
Ao clicar em OK será mostrada a tela da Figura 3.

Figura 3. Tela de Inventário.

Caso seja necessário, pode ser incluído, alterado ou excluído qualquer produto relacionado com os filtros na tela de criação do relatório.

Formas de Contagem

Existem duas formas de contagem dos produtos:

• Manual
  
• Coletor eletrônico de dados
  

Na manual deve ser utilizada a opção (Salva e Imprime Contagem) indicada na Figura 4.

Figura 4. Opção para impressão do Relatório de Contagem.

Na Figura 5 vê-se o formato Padrão de impressão do Relatório de Contagem, este pode ser editado no Report Bulder e salvo na pasta INVCONTA no diretório dos formatos de impressão do Report Builder.

Figura 5. Relatório de contagem.

Caso não se deseje imprimir o Relatório de Contagem apenas é necessária a utilização da opção Salva logo acima da opção (Salva e Imprime Contagem) mostrada na Figura 4. O Relatório de Contagem poderá ser impresso posteriormente utilizando a mesma opção ao abrir o Inventário criado.

Após ser feita a contagem, devem ser informadas as quantidades de estoque no Inventário, para isso deve ser aberto o Inventário buscando-o com o botão de busca ou informado sua filial e código e indicar a quantidade do estoque de cada produto na coluna (Última Contagem) como mostra a Figura 6.

Figura 6. Informando as quantidades da contagem.

Após informar as quantidades o Inventário pode ser salvo e emitido o Relatório de Conferência. Se não desejar imprimir o Relatório de Conferência deve e utilizar a opção (Salva), caso a impressão deva ser realizada utilizar a opção (Salva e imprime Conferência) como indica a Figura 7.

Figura 7. Impressão do Relatório de Conferência.

Na Figura 8 vê-se o formato Padrão de impressão do Relatório de Conferência, este pode ser editado no Report Bulder e salvo na pasta INVCONFE no diretório dos formatos de impressão do Report Builder.

Figura 8. Relatório de Conferência.

Caso verifique-se que algum valor foi informado incorretamente na última contagem e o Inventário não foi aplicado o Inventário pode ser aberto e ser informado o valor correto do produto com quantidade incorreta na coluna última Contagem.
Na tela de inventário existe um botão denominado (Filtra). Sua utilidade é de apresentar somente os produtos cuja última Contagem é diferente do Estoque registrado no sistema.

Caso se disponha de um coletor eletrônico de dados para auxiliar a contagem dos produtos em estoque. Este coletor deve ser cadastrado e seu layout de exportação configurado no Totall Config >>> Outros >>> Coletores. Indicamos que esta atividade deva ser realizada por um técnico da Totall.Com para não causar problemas na importação das quantidades.

O processo inicial de criação do Inventário deve ser seguido até a Figura 3. Nesta etapa se inicia o processo de importação das quantidades através do arquivo texto (txt) do coletor eletrônico de dados.
Para isto utilize o botão (Importa) que abrirá a tela indicada na Figura 9 onde estão relacionados os coletores eletrônicos de dados.

Figura 9. Tela de escolha do coletor eletrônico de dados.

Na tela indicada na Figura 9 escolha o coletor eletrônico de dados utilizado na contagem, e em seguida clique em OK. Será mostrado o aviso da Figura 10, na qual deve ser selecionada a opção (Sim).

Figura 10. Aviso de soma das quantidades dos produtos na importação.

Em seguida será aberta a tela para determinar o local onde está o arquivo texto (txt) exportado pelo coletor eletrônico de dados como indicado na Figura 11.

Figura 11. Tela de escolha do arquivo de importação do coletor eletrônico de dados.

Ao escolher o arquivo e clicar em Abrir o Totall Backoffice realizará a importação dos dados do arquivo texto (txt) e mostrará a tela da Figura 12 que demonstra em vermelho as referências que foram inseridas no coletor mas não estão cadastradas no Totall Commerce. As não destacadas em vermelho foram encontradas e constam com a quantidade ao lado direito.
Obs: a maioria dos coletores possui a opção de importar as referências para avisar se existe ou não no momento da coleta, em caso de dúvidas se esta opção esta disponível e como configurá-la no seu coletor entre em contato com o suporte técnico do coletor caso o Inventário não seja acompanhado por um técnico da Totall.

Para enviar as contagens para o Inventário clique no botão (Ok) na tela da Figura 12 ou em Cancelar caso deseje abandonar a importação. Após clicar em (Ok) as quantidades não serão inseridas na coluna última Contagem, mas sim na, Primeira Contagem, Segunda Contagem, Terceira Contagem ou Quarta Contagem, dependendo se já houve ou não contagens para cada produto, como mostra a Figura 13.

Figura 13. Importação de quantidades pelo Coletor Eletrônico de Dados.
Com as quantidades importadas o Inventário pode ser salvo através da opção Salva como mostra a Figura 14.

Figura 14. Salvando o Inventário após a importação.

Aplicação dos saldos de estoque: para que os saldos de estoques sejam atualizados com os que foram contados no Inventário deve-se utilizar a opção Aplica, que é a etapa final do inventário. Na opção de aplicação existem duas possibilidades.

• Aplica (Atualiza Saldo utilizando data atual)
  
• Aplica (Atualiza Saldo utilizando data do inventário)
  

A opção Aplica (Atualiza Saldo utilizando data atual) faz com que o saldo contado seja inserido na data atual.

Exemplo:
* Contagem do Inventário: 7
* Quantidade vendida após a criação do Inventário: 4
* Quantidade comprada após a criação do Inventário: 3
O saldo no dia de hoje será 6 (7-4+3).
Obs.: O saldo na data do inventário não será alterado.

A opção Aplica (Atualiza Saldo utilizando data do inventário) aplica o inventário na data de criação do mesmo.

Exemplo:
* Contagem do Inventário: 7
* Quantidade vendida após a criação do Inventário: 4
* Quantidade comprada após a criação do Inventário: 3
O saldo na data do inventário após a aplicação do mesmo: 7
O saldo no dia de hoje 6 (7-4+3).

Estas duas opções estão indicadas na Figura 15.

Figura 15. Opções para aplicação do Inventário.

Ao aplicar o Inventário, caso exista algum produto em que não foi informada a quantidade de estoque será realizada a pergunta da tela da Figura 16.

Figura 15. Aviso para zerar quantidade de produtos na aplicação.

Caso um produto não tenha sua quantidade informada no Inventário e este produto deve ficar com o estoque zerado deve ser selecionada a opção Sim, caso deva manter o saldo atual selecione a opção (Não).
Após a aplicação do Inventário as informações informadas não poderão ser alteradas, apenas visualizadas.

Apuração

O Totall BackOffice inclui uma rotina de apuração, contagem e registro de inventários.
Este documento descreve de forma resumida como utiliza-la.

1.: Acesse a opção de acordo com o menu apresentado acima.

2.: Será aberta a tela de manipulação de inventários. Utilize então o botão (novo) para gerar um novo inventário.

3.: Os inventários são criados a partir desta tela de busca de grupos de produtos.

Selecione os produtos que serão inventariados, seja por uma marca, por departamento, classes, etc.
Pode-se também utilizar a opção (Auditoria), que sorteia um número fixo de produtos a serem contados.
No exemplo ao lado estamos selecionando o departamento Linha Marrom.
Finalmente, antes de apertar o botão (Ok), coloque um título para seu inventário.

4.: Após gerar o inventário, imprima-o no formato de contagem.

5.: Aqui apenas um exemplo da listagem padrão.

6.: Como o relatório padrão de contagem inventário do Totall Backoffice utiliza a ferramenta Totall ReportBiulder, o formato de impressão pode ser adaptado de acordo com características e necessidades específicas.

7.: A contagem efetivamente deve ser registrada na coluna (Última Contagem) no grid de (Itens de Inventário).

8.: Uma vez digitado as quantidades contadas, pode-se emitir relatórios de conferência.

Este relatório também pode ser editado e formatado de acordo com as necessidades da empresa da mesma forma que o relatório de contagem.

9.: Um mesmo inventário pode ser contado quantas vezes se achar necessário. O sistema armazena a primeira e a última contagem, desprezando as demais se houverem.

10.: Existe na tela de inventário um botão com o nome Filtra. Sua utilidade é o de apresentar somente os produtos cuja última Contagem é diferente do Estoque registrado no sistema.

11.: Uma forma rápida de contar e também de registrar um inventário é utilizando um coletor eletrônico de dados.
A rotina de inventário do Totall Backoffice integra-se com praticamente qualquer coletor de dados.
Como os coletores geram informações em formatos proprietários, é necessário antes de tudo que estes formatos estejam configurados no Totall Config. Este guia não apresenta como configurar o Totall Backoffice para comunicar-se com seu coletor de dados, assumimos aqui que esta atividade já esteja executada por um técnico especializado.

Supondo portanto esta questão técnica de configuração do coletor esteja resolvida, apenas aperte o botão de Coletor na sua tela de inventários, e a janela ao lado será apresentada para que escolha o modelo de coletor que foi utilizado.

12.: Uma vez escolhido qual o coletor se está utilizando o sistema pedirá o arquivo gerado pelo mesmo onde estão as contagens.
Escolha e abra este arquivo.

13.: Quando finalmente a contagem for definitiva, o inventário deve ser aplicado.

Para isto escolha a opção (Aplica), conforme a figura ao lado.
Uma vez aplicado um inventário é fechado, sendo permitido apenas consulta ao mesmo.

Relatório Legal

Conceito

O Inventário Legal destina-se a mostrar a posição de estoque de datas retroativas.
O saldo impresso é o mesmo utilizado para Custo Médio, ou seja, leva em consideração somente notas de compra e de venda, desconsiderando lançamentos avulsos no estoque. Todas as séries e naturezas que movimentam estoque (de compra e venda) serão consideradas. Os lançamentos avulsos, como por exemplo oriundos de diferenças de contagem, devem ser transformados em Nota Fiscal utilizando-se uma natureza compatível. Solicite suporte para tratamentos de casos específicos.

A geração do Inventário Legal pode demorar vários minutos pelo fato da necessidade da geração do custo médio dos produtos. Aconselha-se realizá-lo em momento de pouco movimento.

Acesso e Utilização

O acesso ao Inventário é feito no Predefinição:Totall Backoffice.
Para geração do Inventário Legal é necessário informar a Filial do estoque e a Data desejada.
A opção Filtra somente produtos com custo maior que zero? faz com que apenas produtos com custo médio sejam mostrados no relatório, ou seja, produtos sem movimentação são descartados, o mesmo ocorrendo com os produtos com saldo igual á zero mesmo se houve movimentação. Caso necessário, informe Não na opção Custo médio com impostos redutíveis, por padrão é marcado a opção (Sim).

Em seguida, utilizar a opção Imprimir >>> Padrão para imprimir o Inventário Legal.
Para configurar outro formato de impressão além do formato Padrão de impressão deve ser editado no Report Builder e salvar na pasta INVLEGAL na pasta de arquivos de impressão do Report Builder.

Inventário

O Totall Commerce Enterprise possui uma rotina de apuração, contagem e registro de inventário. Para acessa-la clique no menu Principal, Produtos e aponte para a opção inventário, em seguida escolha a opção Apuração. Será apresentada uma janela de manipulação de inventários. Nesta janela pode-se incluir, alterar e salvar um inventário como já vimos anteriormente em outras janelas.

Incluir Inventário

Os inventários são criados a partir desta tela de busca de grupos de produtos. Selecione os produtos que serão inventariados, seja por uma marca, por departamento, classes, etc. Pode-se também utilizar a opção 'Auditoria', que sorteia um número fixo de produtos a serem contados. Finalmente, antes de apertar o botão 'Ok', coloque um título para seu inventário.

Relatório Legal

Nesta opção o sistema gera um arquivo com o saldo utilizado para Custo Médio, ou seja, leva em consideração somente notas de compra e de venda, desconsiderando lançamentos avulsos no estoque. Todas as séries e naturezas que movimentam estoque (de compra e venda) serão consideradas. Os lançamentos avulsos, como por exemplo, oriundos de diferenças de contagem, devem ser transformados em Nota Fiscal utilizando-se uma natureza compatível.