Ordem de Serviço - Totall Order Web

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Resumo

Esse artigo tem por objetivo apresentar o processo para criar uma OS - Ordem de Serviço. É por meio da OS que a sua Loja formaliza um trabalho a ser feito, prestando um serviço ao seu cliente. Depois de executado o serviço, essa OS será resgatada para emissão dos documentos de vendas.

Importante!
A emissão de NF-e ou NFC-e conjugada deve ser utilizada quando ocorre uma prestação de serviço que seja fato gerador do ISSQN e do ICMS, significa uma prestação de serviço com fornecimento de peças. É importante ressaltar que a NF-e ou NFC-e conjugada que tem item de serviço e de mercadorias só pode ser emitida com a prévia anuência da SEFAZ e da Prefeitura interessadas.

Registro da OS

No Totall Order Web acesse a função 399 ou acesse F5-Funções >>> O.S (Ordem de Serviço).
1. Informe o cliente, pesquise pelo documento (CNPJ, CPF) ou nome. O cadastro novo pode ser feito pelo Totall Order Web, para isso veja o artigo Clientes.

2. Veja o preenchimento e funcionalidade de cada campo:

• Marca, Modelo e Número de Série: esses dados do aparelho são de preenchimento obrigatório.
  

• Garantia: essa informação é apenas informativa, portanto, não determina alguma ação com os valores. Caso uma OS de produto em garantia use peças, essas NÃO serão baixadas do estoque. Será necessário que a empresa tenha algum procedimento para este controle de estoque, que pode ser um lançamento avulso no Totall Backoffice ou a emissão de nota fiscal com natureza específica.
  

• Tipo de Aparelho: informe o tipo de aparelho que sua empresa presta assistência. Exemplo: Celular, iPhone, Smartphone e Outros. Esse campo é configurável e portanto para esse documento está como sugestão. Veja o artigo Configurações.
  

• Entrada: informe como se deu a entrada desse aparelho na sua empresa. Exemplo: Na Loja, Via Correios, Garantia e Outros. Esse campo é configurável e portanto para esse documento está como sugestão. Veja o artigo Configurações.
  

• Previsão: a previsão de término do serviço, não é uma informação obrigatória. Sua empresa pode criar critérios de previsão de entrega por prioridade, por exemplo: um serviço com prioridade Alta pode ter um prazo de entrega de 24hrs. Digite a data e/ou hora desejados ou clique no botão 29 ao lado para selecionar a data nmo calendário.
  

• Acessórios: descreva quais acessórios foram entregues junto com o aparelho, exemplo: capa protetora, carregador e etc. Esse campo é de digitação livre. Para registrar itens por linha, use as teclas Ctrl + Enter.
  

• Prioridade: sua empresa pode classificar o serviço por prioridade, dessa forma seus técnicos saberão qual serviço iniciar primeiro. Por isso, a prioridade pode estar vinculada como uma previsão de entrega. Lembrando que o sistema não faz controle, como apresentação de alertas, indicando que a OS está fora da prazo de acordo com a prioridade informada. Essas informações são de controle manual e interno. Use os botões laterais para definir a prioridade:
  

-De Alta para Média e Baixa clique em <<PgDn Prioridade
-De Baixa para Média e Alta clique em >>PgUp Prioridade
Na tela de pesquisa de OSs, quando for indicado uma prioridade Alta ou Média o sistema apresentará ícones que representam a prioridade informada na OS.
-Alta
-Média

• Solicitação: descreva qual serviço será executado, como por exemplo: troca de display, reparar lcd, travado e não respondendo e etc. Esse campo é de digitação livre. Para registrar itens por linha, use as teclas Ctrl+Enter.
  

3. Veja o preenchimento e funcionalidade de cada botão da barra de menu:

• F11-Cliente: acesso para verificar ou editar os dados do cadastro do cliente vinculado a OS. Para mais detalhes veja o artigo Clientes
  

• F10-Responsável: acesso para informar o técnico responsável pela OS. Para cadastrar um responsável veja o artigo Usuários.
  

• F8-Itens: acesso a tela de vendas para lançamento do serviço e/ou das peças que foram necessárias a assistência.
  

• F9-Cancela: somente um usuário com a permissão 0030 pode cancelar a OS. Ao cancelar a OS, nesse momento do processo, nenhum registro será mantido.
  

• F2-Imprime: faz a impressão da OS em formato pdf ou salva o pdf. Veja o artigo Configurações.
  

• F12-Confirma: para confirmar a criação.
  

Importante: Nessa etapa do processo, a OS está com a situação A Classificar. Isso significa que está aguardando a indicação de um técnico que será o responsável pelo serviço. Apresentamos uma sugestão do processo, mas você pode configurar a sequência de passos necessários para execução dos processos de assistência técnica, desde a classificação do técnico responsável até o conclusão do serviço para emissão da NFC-e ou NF-e. Veja mais detalhes sobre isso no artigo Configurações.

Classificação da OS

A classificação apresenta o passo a passo do fluxo do processo de assistência praticado na sua empresa. Você pode contemplar através da situações do fluxo como:

• A Classificar
  
• Classificado
  
• Aberto
  
• Executado
  
• Cancelado
  
• Suspenso
  
• Em Espera
  
• Revisado com Erros
  
• Revisado e Aprovado
  

Aqui, você verá como sugestão o fluxo básico.

De: A Classificar
Para: Classificado
A OS está com a situação: A classificar. Selecione a OS para informar um responsável e deixar a situação como Classificado.
1. Clique em F7-OS/Pré-venda e selecione a OS.
2. Clique em F10-Detalhes para acessar a situação da OS. Determine um responsável pela execução do serviço, clique em F10-Responsável. Veja que na tela da OS o nome do usuário/técnico responsável será apresentado abaixo do número da OS.
3. No campo Situação: altere para Classificado: indicando que foi informado um técnico responsável pelo serviço.
F12-Confirmar para salvar a nova situação.

De: Classificado
Para: Aberto
O técnico/responsável pode verificar a OS que foi classificada para ele.
1. Clique em F7-OS/Pré-venda na tela de seleção de OS, faça os filtros por situação em F2-Situação e F10-Responsável.

• Além de verificar quais são as OSs classificadas para o técnico, ele também poderá verificar a prioridade (urgência) de cada OS. Desde que essa informação de prioridade tenha sido informada. Selecione a OS.
  

2.No campo Situação: altere para Aberto: indicando que o técnico/responsável está com essa OS para execução do Serviço.
F12-Confirmar para salvar a nova situação.

De: Aberto
Para: Executado
Feito o serviço o técnico/responsável deverá digitar o que foi executado e também selecionar o serviço, e se necessário, as peças utilizadas.
1. Selecione a OS, a pesquisa também poderá ser feita informando o número da OS, nome ou documento do cliente e número de série do aparelho.
2. No campo Execução: descreva o que foi executado. Esse campo é de digitação livre. Para registrar por linha, use as teclas Ctrl+Enter.
3. No campo Situação: altere para Executado: indicando que o serviço foi executado e que poderá ser avaliado.

Importante:
Nessa etapa do processo, a OS está com a situação Executada, isso não significa que a OS está pronta para resgate para venda no Totall PoS. Isso dependerá da sequência dos processo desenvolvidos na sua empresa. Por exemplo, se na sua empresa depois de Executado, o aparelho deve passar pelo setor da Qualidade para testes, então esse setor indica se o serviço está como: Revisado e Aprovado ou Revisado com Erros. Somente a OS com a situação do tipo: Revisada e Aprovada é apresentada no Totall PoS para venda. Porém, se o próprio técnico/responsável faz a execução e revisão do serviço, pode cadastrar a situação de Executado do tipo: Revisado e Aprovado, passando uma etapa do processo. Veja mais detalhes sobre isso no artigo Configurações.

4. Clique em F8-Itens informe a referência do serviço e/ou peças. Para confirmar clique em F10-Detalhes e F12-Confirmar para Salvar.

Impressão da OS

Importante:
Os nossos consultores ou equipe de suporte poderão auxiliá-los na criação do layout.

Sua empresa pode determinar um modelo de ordem de serviço para impressão.

• Para impressão da OS, clique em F2-Imprime. Se houver mais de 1 modelo de impressão o sistema apresentará a lista de modelos criados. Se houver somente 1 modelo o sistema encaminhará direto para a tela de impressoras e segue o mesmo critério, apresenta lista para várias e envia direto para impressão quando tem apenas uma impressora.
  

Veja como configurar a impressão e os modelos da OS no artigo Configurações Impressão OS.

• Na OS serão impressos todos os dados cadastrados. No modelo padrão tem 2 vias, sendo a 2º via um canhoto com código de barras que fica com o cliente. Pelo código de barras você poderá acessar a OS no Totall Order Web para edição, desde que não esteja concluída ou resgatá-la no Totall PoS.
  

Resgate da OS para Venda

Lembre-se que para uma OS ser resgatada para venda no Totall PoS, sua situação deve ser do tipo: Revisada e Aprovada.

• NFC-e: clique em F7-OS-Pré-venda serão apresentados todos os DAVs, as PVs e as OSs, concluídas.
  

1. Na grade de pesquisa e seleção logo abaixo do número terá a sigla para cada documento. Selecione a OS e clique em F12-Confirmar.

2. Os itens que compõem a OS serão apresentados, até mesmo os itens que foram cancelados durante a execução da OS.

3. Os itens ativos da OS foram direto para a tela de vendas. Aqui, você poderá incluir mais produtos ou até mesmo serviços.
Lembrando que os itens incluídos na tela de venda não constarão na OS de origem. Veja como executar as vendas em NFC-e no artigo Vendas.

• NF-e: selecione a função 501 ou acesse F5-Funções >>> F10-Nota Fiscal, informe o cliente da OS e clique em F7-OS-Pré-venda.
  

Siga os passos 1 e 2 indicados acima.
3. Os itens ativos da OS foram direto para a tela de vendas. Aqui, você poderá incluir mais produtos ou até mesmo serviços.
Lembrando que os itens incluídos na tela de venda não constarão na OS de origem. Veja como executar as vendas em NF-e no artigo Vendas.

Referenciado por: Clientes - Totall POS | Configurações OS - Totall Order Web | Totall Order Web | Usuários do Sistema - Totall PoS |