Nota Fiscal
Totall CheckOutNFÍndice
Exigência Legal
Conforme Requisito II do Ato Cotepe 06/08 para o PAF-ECF o Totall CheckOut deve viabilizar a utilização do Totall Backoffice e Totall Order, integrados aos mesmos, considerando como integração a capacidade de importar e exportar dados reciprocamente.
Apresentação
É o documento que comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de mercadorias ou prestação de serviços), tem a necessidade maior de atender às exigências do Fisco, quanto ao trânsito das mercadorias e das operações realizadas entre adquirentes e fornecedores.
O Totall CheckOut permite a configuração das notas fiscais de acordo com a série utilizada pela empresa e que pode ser mais de uma.
Configuração
Permissão
Para indicar as permissões necessárias acesse Totall Backoffice >> Usuários. As permissões para essa tela são:
- 010 - Digitar Nota
- 030 - Cancelar Nota
Vendas
Para registrar uma venda com Nota Fiscal (NF) Totall CheckOut disponibiliza botões de comando. Pode-se iniciar o registro de venda escolhendo os comandos descritos na tabela a seguir ou pelos ícones existentes.
| Tecla | Descrição |
|---|---|
| F2 | Aciona a tela para registro da nota fiscal. |
| F3 | Aciona a impressora fiscal ou venda via cupom fiscal. |
| F6 | Aciona o encerramento da operação. |
| F7 | Aciona o cancelamento da operação. |
| F8 | Aciona o comando para a operação anterior. |
| F9 | Aciona e grava a busca da ordem de serviço. |
| F11 | Aciona e grava a busca de orçamento. |
| F10 | Aciona o comando para vendas ao consumidor. |
| F12 | Aciona o comando de confirmação da operação. |
Registrando os itens da venda
1. F2 - Nota Fiscal: para iniciar uma operação de venda em Nota Fiscal, clique no botão indicado ou use a tecla de atalho F2.
2. Entrada dos itens: determinado o tipo de operação deve-se informar os itens que estão sendo vendidos no momento, digite a quantidade e código do item. Esse código pode ser digitado ou lido pela leitora de código de barras.
Importante: Os produtos podem ser encontrados pelo código interno ou referencia básica ou código fornecedor ou referência de código de barras podendo seguir os padrões EAN 13 ou EAN 8.
Para pesquisar um item, pressione a tecla F4 com o cursor no campo. Será exibida a lista de produtos, digite o nome do produto desejado, selecione e clique em Enter. Para desfazer a pesquisa, basta clicar no ESC que a tela de vendas será apresentada novamente e na operação que estava sendo executada no momento. No caso de um produto definido com grade será apresentada uma tela para indicação da grade desejada.
3. Lista dos Itens vendidos: na tela ficará visível ao cliente a lista de itens digitados no momento. Para Cancelar um item da venda antes de efetivá-la clique no botão 'Cancelar Item' ou use a tecla F8. Para Cancelar a venda antes de efetivá-la clique no botão 'Cancelar Venda' ou use a tecla F7 e responda o aviso: Cancelar a Transação?
4. Imagem Produto: Pode-se indicar uma imagem para cada item vendido ou deixar a logo marca da sua empresa. Para informar uma imagem no Totall Backoffice em Principal >> Produtos >> Cadastro na guia Identificação no campo Imagem dê um duplo clique e indique a imagem desejada.
Para que a imagem seja visualizada no Totall CheckOut, copie as imagens para o diretório C:\CHECKOUT\Imagens. Além disso, deve-se definir a extensão utilizada para salvar a imagem, para isso acesse F5 - Funções >> F8 - Outras Funções >> Configurações >> Ambiente, altere a opção "Padrão de arquivos de importação" para Texto para habilitar à opção "Extensão da imagem do produto" e informe a extensão desejada, (.bmp ou .jpg).
Importante: Para que a imagem não distorça é necessário criar as imagens com o tamanho suportado pela tela são:
- Resolução de "800x600":
- Altura = 264 pixels;
- Largura = 280 pixels.
- Resolução de "1024x768":
- Altura = 299 pixels;
- Largura = 391 pixels.
Importante: Em F5 - Funções >> F8 - Outras Funções >> Configurações >> Atendimento no botão: 'Figura de Tela de Vendas' informe a logo marca da sua empresa. Lembre-se da configuração da extensão da imagem, citada acima.
F10 - Venda Personalizada
Executado os procedimentos acima, para efetivar uma venda personalizada, ou seja, informando tipo de cliente, local de entrega, plano de pagamento e etc, clique no botão específico ou utilize a tecla de atalho F10.
1. Cliente: digite o código do cliente no campo 'Cliente' o nome aparecerá abaixo. Se não souber o código do cliente, pesquise na lista de clientes cadastrados da mesma maneira com que foram pesquisados os itens de venda (tecla F4). Para informações de como cadastrar, pesquisar, alterar ou desativar um cliente acesse: Parceiros.
2. Plano: será apresentado o plano padrão do cliente ou um plano A Vista. Para definir outro plano, digite o código correspondente no campo 'Plano' ou faça uma pesquisa utilizando a tecla F4. Para clientes com plano de pagamento específico o Totall CheckOut apresentará um aviso se deseja manter o plano padrão do cliente ou deseja informar outro. Se optar por trocar o plano padrão do cliente um supervisor deve autorizar a alteração. Para mais informações acesse: Planos de Pagamentos - Parceiros.
3. Desconto/Acréscimo: pode-se definir um desconto ou acréscimo no valor total da nota, desde de que o plano indicado permita. Para definir um desconto, digite o valor negativo utilizando o sinal de subtração p.e. (-20,00). Para definir um acréscimo, basta informar o valor. Para definir um desconto ou acréscimo no plano de pagamento acesse no Totall Backoffice >> Tabelas >> Planos de Pagamentos.
4. Qtde. Total. Subtotal: o campo 'Qtd.' contém um número que indica a quantidade vendida do respectivo produto. Este número pode ter casas decimais ou não, depende se o produto puder existir em frações de unidade, conforme determinado no cadastro do produto. O campo 'Sub-total' contém o valor da venda do produto e o 'Total' contém o valor resultante do desconto ou acréscimo concedido ou não.
5. Série e Natureza: a série padrão será a 'Série 1', utilizada para vendas em NF. Para selecionar uma outra série, clique sobre a seta apontada para baixo ao lado e a lista aparecerá. A 'natureza' padrão será a de venda para um cliente dentro ou fora do estado. Para mais informações acesse: Séries - Natureza.
6. Vendedor: o código e o nome do vendedor que aparecem inicialmente, correspondem àquele usuário que iniciou a operação ou ao último usuário a executar alguma operação. Para passar para o campo Vendedor, deve-se clicar sobre o campo. Para identificar o vendedor, digite o seu código no campo 'Vendedor' e o nome aparecerá abaixo. Se não souber o código do vendedor, pode-se pesquisar na lista de vendedores cadastrados pressionando a tecla F4 com o cursor no campo 'Vendedor'.
Se desejar que o nome do vendedor seja apresentado na NF deve-se configurar em F5-Funções >> F-Outras Funções >> Configurações >> Impressora Fiscal e crie a variável conforme indicado na imagem abaixo.
7. Parcela: aqui serão apresentadas as datas e os respectivos valores de cada parcela previstos pelo plano escolhido. No caso de planos parcelados, cada parcela conterá os juros previstos por este plano. No caso do plano a vista, aparecerá apenas uma parcela com o valor líquido a ser pago na data do dia. No caso de planos a prazo, aparecerão as datas e os valores de todas as parcelas previstas. Inicialmente aparecem apenas as três primeiras parcelas mas o plano poderá ter qualquer número de parcelas. As datas e os valores de cada parcela poderão ser modificados pelo usuário desde que no cadastro de planos tenha a configuração de parcelas livres.
Mais informações acesse Planos de Pagamentos.
8. Observação da Venda: o que for digitado nesse campo aparecerá na área de 'Informações Adicionais' da sua nota fiscal, desde que o layout da nota esteja preparado para isso.
9. F12 - Botão Confirma.
Importante: O Layout de uma nota fiscal deve ser alterado com a ajuda de um Atendente de suporte ou de um Consultor da Totall Sistemas.
Relatório Itens Vendidos
Em F5 - Funções >> Outras Funções >> Listagens >> Vendas permite a visualização de todos as mercadorias ou serviços vendidos, podendo definir quais serão visualizados ou impressos.
Cancelamento de Nota Fiscal
Pode-se cancelar uma Nota Fiscal desde que o cancelamento seja feito pelo mesmo usuário que a registrou ou por um usuário que tenha permissão de cancelamento. A permissão para cancelamento é '030 - Cancelar Nota no CheckOut' veja como defini-la acessando Usuários. Após um cancelamento, todas as parcelas a serem recebidas serão canceladas e as já recebidas serão estornadas.
1. Série e Nº Nota: informe a "série" e o número da "nota" nos campos respectivos. O número da nota é aquele que aparece na tela ao gravar uma venda. Pode-se consultar o número da nota, através do Relatório de Vendas ou consultando no Totall Backoffice em Principal >> Vendas >> Manutenção.
2. Dados da Nota: ao informar a nota desejada as informações correspondentes da venda serão apresentadas na tela. Esses campos são desabilitados porque não podem ser alterados.
3. Justificativa do cancelamento: legalmente é obrigatório informar o motivo do cancelamento da nota. Informe até 15 caracteres. Feito, clique no botão F12 - Confirmar ou use a tecla de atalho F12. Se desejar cancelar, basta clicar no botão ESC.
Importante O sistema apresentará a mensagem 'Cancelamento Efetuado'. Ao cancelar uma nota fiscal, o Totall CheckOut desfará todas as operações que foram geradas a partir do registro da venda: baixa no estoque, débito do cliente, crédito nas contas a receber e etc.
Relatório Vendas Canceladas
Em F5 - Funções >> Outras Funções >> Listagens >> Cancelamentos pode-se visualizar todas as vendas canceladas em Nota Fiscal ou Cupom Fiscal. A listagem dos cancelamentos contém as informações sobre os cancelamentos organizadas por data com o número e série da nota, código e nome do cliente, operador que registrou a venda, vendedor, plano, valor bruto da venda, desconto ou acréscimo e valor líquido. Ao final de todas as vendas, aparecem os totais dos valores brutos e líquidos.
Basta indicar os filtros desejado e clicar no botão 'F12 - Confirmar' ou utilizar a tecla de atalho F12.
