Descrição
O inventário físico é a contagem de todos os estoques da empresa, para verificação se as quantidades correspondem aos controles do estoque. Esta contagem também deve ser efetuada em componentes, aguardando definição da qualidade para serem rejeitados. O benefício dos inventários é a verificação de eventuais desvios no controle - estoques de peças rejeitadas, cujos controles não são lançados por alguma falha. Essa falta de registro e controle pode causar problemas de atrasos nas entregas de pedidos aos clientes, pois o planejamento de compras não irá suprir a falta destes materiais por falha nas informações. O maior benefício é ter os estoques com as quantidades corretas. Hoje, em empresas que trabalham com volumes de estoques pequenos, pratica-se o inventário contínuo, no qual são feitas contagens semanais de um pequeno porcentual do universo de peças para verificação de diferenças de peças entre o físico e o controle. Essa prática é denominada de verificação de acuracidade do estoque, no qual até um determinado porcentual de desvio é aceito, e acima deste valor, ações são imediatamente tomadas para corrigir os desvios.
Acesso e Criação
O Inventário do Totall Commerce é realizado no Totall Backoffice através da opção Principal >>> Produtos >>> Inventário >>> Apuração. Será indicada a tela da Figura 1.
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Figura 1. Tela de realização do Inventário de apuração.
Caso já tenha sido realizado um Inventário e se deseja verificá-lo deve-se utilizar a opção ?Busca? e em seguida abrir o Inventário pesquisado. Caso se saiba a Filial e o Código do inventário pode ser informado diretamente nos campos respectivos.
Ao ser criado um novo Inventário será apresentada a tela indicada na Figura 2.
Importante: no processo de Inventário, ao ser criado o Inventário, são ?congelados? os saldos de estoque para os produtos listados no inventário para que as movimentações até o momento da aplicação do inventário sejam consideradas. Assim sendo, quando é criado e salvo o Inventário pelo Totall Backoffice, os produtos que serão contados NÿO podem ser vendidos ou serem adicionados no estoque, somente depois da contagem pode haver movimentação do estoque.
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Figura 2. Tela de especificação dos produtos do Inventário.
Caso seja criado um Inventário para todos os produtos, apenas é necessário informar o Título do Inventário, porém o inventário pode ser realizado apenas para linhas de produtos, neste caso devem ser selecionados os filtros para que apenas os produtos que devem ser contados sejam listados. Outra opção é na guia ÿnico Produto escolher apenas um único produto. A opção Auditoria é utilizada para se inventariar uma quantidade de produtos específica, neste caso deve ser marcada esta opção e indicar a quantidade de produtos no campo Quantidade. Ao clicar em ?OK? será mostrada a tela da Figura 3.
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Figura 3. Tela de Inventário.
Caso seja necessário, pode ser incluído, alterado ou excluído qualquer produto relacionado com os filtros na tela de criação do relatório.
Formas de Contagem
Existem duas formas de contagem dos produtos, manual ou através de um coletor eletrônico de dados.
Manual
Caso a contagem seja manual deve ser utilizada a opção ?Salva e Imprime Contagem? indicada na Figura 4.
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Figura 4. Opção para impressão do Relatório de Contagem.
Na Figura 5 vê-se o formato Padrão de impressão do Relatório de Contagem, este pode ser editado no Report Bulder e salvo na pasta INVCONTA no diretório dos formatos de impressão do Report Builder.
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Figura 5. Relatório de contagem.
Caso não se deseje imprimir o Relatório de Contagem apenas é necessária a utilização da opção ?Salva? logo acima da opção ?Salva e Imprime Contagem? mostrada na Figura 4. O Relatório de Contagem poderá ser impresso posteriormente utilizando a mesma opção ao abrir o Inventário criado. Após ser feita a contagem, devem ser informadas as quantidades de estoque no Inventário, para isso deve ser aberto o Inventário buscando-o com o botão de busca ou informado sua filial e código e indicar a quantidade do estoque de cada produto na coluna ?ÿltima Contagem? como mostra a Figura 6.
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Figura 6. Informando as quantidades da contagem.
Após informar as quantidades o Inventário pode ser salvo e emitido o Relatório de Conferência. Se não desejar imprimir o Relatório de Conferência deve e utilizar a opção ?Salva?, caso a impressão deva ser realizada utilizar a opção ?Salva e imprime Conferência? como indica a Figura 7.
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Figura 7. Impressão do Relatório de Conferência.
Na Figura 8 vê-se o formato Padrão de impressão do Relatório de Conferência, este pode ser editado no Report Bulder e salvo na pasta INVCONFE no diretório dos formatos de impressão do Report Builder.
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Figura 8. Relatório de Conferência.
Caso verifique-se que algum valor foi informado incorretamente na última contagem e o Inventário não foi aplicado o Inventário pode ser aberto e ser informado o valor correto do produto com quantidade incorreta na coluna ÿltima Contagem. Na tela de inventário existe um botão denominado ?Filtra?. Sua utilidade é de apresentar somente os produtos cuja ÿltima Contagem é diferente do Estoque registrado no sistema.
Caso se disponha de um coletor eletrônico de dados para auxiliar a contagem dos produtos em estoque. Este coletor deve ser cadastrado e seu layout de exportação configurado no Totall Config em Outros >>> Coletores. Indicamos que esta atividade deva ser realizada por um técnico da Totall.Com para não causar problemas na importação das quantidades. O processo inicial de criação do Inventário deve ser seguido até a Figura 3. Nesta etapa se inicia o processo de importação das quantidades através do arquivo texto (txt) do coletor eletrônico de dados. Para isto utilize o botão ?Importa? que abrirá a tela indicada na Figura 9 onde estão relacionados os coletores eletrônicos de dados.
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Figura 9. Tela de escolha do coletor eletrônico de dados.
Na tela indicada na Figura 9 escolha o coletor eletrônico de dados utilizado na contagem, e em seguida clique em OK. Será mostrado o aviso da Figura 10, na qual deve ser selecionada a opção ?Sim?.
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Figura 10. Aviso de soma das quantidades dos produtos na importação.
Em seguida será aberta a tela para determinar o local onde está o arquivo texto (txt) exportado pelo coletor eletrônico de dados como indicado na Figura 11.
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Figura 11. Tela de escolha do arquivo de importação do coletor eletrônico de dados.
Ao escolher o arquivo e clicar em Abrir o Totall Backoffice realizará a importação dos dados do arquivo texto (txt) e mostrará a tela da Figura 12 que demonstra em vermelho as referências que foram inseridas no coletor mas não estão cadastradas no Totall Commerce. As não destacadas em vermelho foram encontradas e constam com a quantidade ao lado direito. Obs: a maioria dos coletores possui a opção de importar as referências para avisar se existe ou não no momento da coleta, em caso de dúvidas se esta opção esta disponível e como configurá-la no seu coletor entre em contato com o suporte técnico do coletor caso o Inventário não seja acompanhado por um técnico da Totall.Com.
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Para enviar as contagens para o Inventário clique no botão ?Ok? na tela da Figura 12 ou em Cancelar caso deseje abandonar a importação. Após clicar em ?Ok? as quantidades não serão inseridas na coluna ÿltima Contagem, mas sim na, Primeira Contagem, Segunda Contagem, Terceira Contagem ou Quarta Contagem, dependendo se já houve ou não contagens para cada produto, como mostra a Figura 13.
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Figura 13. Importação de quantidades pelo Coletor Eletrônico de Dados.
Com as quantidades importadas o Inventário pode ser salvo através da opção Salva como mostra a Figura 14.
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Figura 14. Salvando o Inventário após a importação.
Aplicação dos saldos de estoque
Para que os saldos de estoques sejam atualizados com os que foram contados no Inventário deve-se utilizar a opção Aplica, que é a etapa final do inventário. Na opção de aplicação existem duas possibilidades.
Aplica (Atualiza Saldo utilizando data atual)
Aplica (Atualiza Saldo utilizando data do inventário)
A opção ?Aplica (Atualiza Saldo utilizando data atual)? faz com que o saldo contado seja inserido na data atual.
Ex: Contagem do Inventário: 7 Quantidade vendida após a criação do Inventário: 4 Quantidade comprada após a criação do Inventário: 3
O saldo no dia de hoje será 6 (7-4+3). Obs.: O saldo na data do inventário não será alterado.
A opção ?Aplica (Atualiza Saldo utilizando data do inventário)? aplica o inventário na data de criação do mesmo.
Ex: Contagem do Inventário: 7 Quantidade vendida após a criação do Inventário: 4 Quantidade comprada após a criação do Inventário: 3
O saldo na data do inventário após a aplicação do mesmo: 7 O saldo no dia de hoje 6 (7-4+3).
Estas duas opções estão indicadas na Figura 15.
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Figura 15. Opções para aplicação do Inventário.
Ao aplicar o Inventário, caso exista algum produto em que não foi informada a quantidade de estoque será realizada a pergunta da tela da Figura 16.
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Figura 15. Aviso para zerar quantidade de produtos na aplicação. Caso um produto não tenha sua quantidade informada no Inventário e este produto deve ficar com o estoque zerado deve ser selecionada a opção ?Sim?, caso deva manter o saldo atual selecione a opção ?Não?. Após a aplicação do Inventário as informações informadas não poderão ser alteradas, apenas visualizadas.