Resumo

Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios na importação do arquivo .xml de uma NF-e:

Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais.

http://portalnfe.fazenda.mg.gov.br/respostas_I.html
O sistema permite o registro das compras das seguintes formas:
* Importar Nota Fiscal Eletrônica: o usuário indicará o .xml da NF-e enviada pelo Fornecedor.
* Direto: o usuário digita os dados da nota fiscal de entrada.
* Resgatar Pedido de Compra: o usuário formará o registro de compras através de um pedido autorizado.

Veja os artigos complementares:

Registrando a Compra

1. Dados do fornecedor e da nota: para pesquisar um fornecedor, basta clicar nos 3 pontos para abrir a tela de pesquisa ou informe o código. Nesses campos pode-se indicar o número da nota para inclusão ou pesquisa.

Nota: Ao informar o número da nota o sistema apresentará a mensagem indicada na imagem abaixo.
Ao informar Sim indique o arquivo .xml da NF-e, ao informar Não a inclusão será manual.
Para importar um arquivo direto pode-se clicar no botão Importar que por padrão tem a opção importar uma NF-e ou selecione a opção desejada na lista de seleção do botão.

2. Pedido: na abertura de um registro de compras, a botão Pedido é habilitado para seleção de um pedido de compra com a situação de Autorizado. Para mais detalhes acesse Pedidos de Compras.
3. Financeiro: ao chamar o botão, será apresentada a tela para verificação dos lançamentos financeiros essa tela é apresentada para uma compra existente.
4. Nota Fiscal ou NF Fatura: ao informar NF Fatura, o sistema entenderá que para a nota em questão será criada uma fatura. Para a opção Nota Fiscal será feito o registro da nota e seu contas a pagar.
5. Rateio do Frete p/Peso ou p/Valor: geralmente o rateio do frete é por valor, porém, para o segmento de Materiais para Construção alguns itens serão rateados por peso. Para configurar o frete para que seja rateado por Peso acesse no Totall Config em Outros >> Ambiente >> a Guia Produtos e indique para o campo 'Rateio Frete' a opção: Peso.
Nota:
Ao selecionar o rateio do frete por Peso e na compra um dos itens não constar o peso cadastrado, esse será rateado pelo valor.

6. Atualiza Custos. ao habilitar essa opção o sistema fará a atualização dos custos de reposição. No caso de uma compra especial que não há necessidade de atualizar o sistema manterá o custo da última compra efetivada.
Veja os artigos:

7. Situação da Registro: o sistema apresentará um ícone de acordo com a situação do registro: O primeiro ícone indica que a nota está sendo lançada; o segundo ícone mostrará se o registro está: Aberto, Quitado ou Cancelado.

Baixa Parcial de Pedidos

Automatizar a baixa de pedidos de compra ao importar o XML de compra do fornecedor.
Veja mais detalhes em Baixa Parcial de Pedidos de Compra, via XML.

Baixa de Pedidos em NF-e

Ao importar uma compra por XML, o sistema irá permitir baixar o pedido que está Autorizado para que o mesmo não possa ser baixado novamente por engano.
Veja mais detalhes em Baixa de Pedidos em NF-e.

Guia Geral

Na abertura de um registro manual o sistema solicitará que informe (imagem abaixo) os Totais da Compra antes de acessar a guia Itens. Esses valores são importantes, pois o Sistema utiliza para os cálculos de rateio dos itens.

1. O valor total do IPI virá preenchido ao importar uma NF-e. Para um lançamento manual informe o valor antes de partir para o preenchimento da guia Itens, conforme orientado acima.
2. O valor de compra apresentará o valor total dos itens mais o valor de IPI.
3. Os valores de BC ICMS Subst. e ST são importados da NF-e. No caso de um lançamento manual ou importado de um pedido esses dados deverão ser informados de acordo com o DANFE.

O que é um DANFE?

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação simplificada da NF-e. Tem as seguintes funções:
- Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
- Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso(emitente, destinatário, valores, etc);
- Auxiliar na escrituração das operações documentadas por NF-e, no caso do destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e.

https://www.fazenda.sp.gov.br/nfe/

4. Informe o valor líquido que é a soma do valor de compra e a soma ou subtração dos campos sequenciais.

Nota:

As mercadorias recebidas em bonificação, serão registradas como redução do custo unitário das mercadorias adquiridas.

Guia Rateios

Nesta guia será lançado em percentual o Rateio da Unidade de Negócios, Centro de Custo e Contas Contábeis, podendo este percentual ser lançado em uma quantidade fracionada. Exemplo: Na Conta Contábil foi lançado 50% para Conta Custo Mercadorias Adquiridas e outros 50% Custo de Mercadorias Vendidas, ou seja, poderá ser rateado para diversas contas desde que totalize o valor da compra, caso contrário o sistema não irá permitir que seja gravado o registro de compra.

Importando uma NF-e

Importar NF-e: pode-se importar uma NF-e desde que o fornecedor envie o arquivo .xml. Para importar, basta clicar no botão Importar que por padrão tem a opção Importar NF-e ou utilize opção indicada acima e indique o arquivo .xml desejado.

Será feita a importação de todos os dados constantes no .xml e que não aparecem na DANFE:
- % MVA; Base de Cálculo do ICMS ST e Valor do ICMS ST por item.

Existem informações que não são capturadas do arquivo .xml como:
- CFOP; PIS e COFINS que devem ser os valores praticados pela sua empresa.

A guia Rateio deve ser preenchida pelo usuário, de acordo com a prática da empresa.

O % de ICMS para venda do item será resgatado do cadastro de produtos e se não estiver informado o sistema apresentará um alerta para informar. Esse valor é indispensável para o cálculo de substituição tributária.

Em virtude da quantidade de informações importadas, esse processo pode demorar um pouco. Para mais detalhes acesse: Importação de NF-e.

Importar NF-e Complementar: É possível efetuar importação dos XML's que sejam notas complementares de compras efetuadas anteriormente.

O procedimento de importação é o mesmo do registro de compra, no entanto ao importar a nota complementar irá efetuar uma busca pela referência (CHAVE DA NFE) da nota atual de compra para que seja vinculada.
Caso haja necessidade o registro poderá ser efetuado manualmente, devendo ser informado na nova guia "Notas de referência" a nota que será vinculado o complemento.

Deve-se também alterar na guia 5- Fiscais a Finalidade da nota como complementar.

Quando efetuar o registro manual da nota complementar deve-se lembrar que a quantidade dos produtos deverá ficar como zero, apenas informando o valor a ser "complementado", conforme demonstrado na imagem a baixo:

Guia Produtos

Aqui são informados os itens da compra. Alguns valores como: % ICMS, % MVA (quando for um registro manual), % de venda, o sistema apresentará os dados do cadastro de Produtos. Sempre que for informado o ICMS de entrada para um produto no registro da compras, o mesmo será computado como crédito de ICMS no custo de aquisição.
Para digitar os itens por atacado, veja mais detalhes em Digitação Atacado.

Origem e CST

1. Origem: é a origem da mercadoria que pode ser:

0 - Nacional
1 - Estrangeira - Importação direta
2 - Estrangeira - Adquirida no mercado interno

2. CST: código de situação tributária pelo ICMS. Os códigos são:

00 - Tributada integralmente
10 - Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária
20 - Com redução de base de cálculo
30 - Isenta ou não tributada e com cobrança de ICMS por substituição tributária
40 - Isenta
41 - Não tributada
50 - Suspensão
51 - Diferimento
60 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária
70 - Com redução de base de cálculo e cobrança de ICMS por substituição tributária
90 - Outras

Nota:
O código da situação tributária será composto por 3 dígitos na forma 010, no qual o primeiro dígito indicará a origem da mercadoria e os outros 2 dígitos indicarão a tipo de tributação pelo ICMS.

3. Tipo de Tributação: o tipo de tributação será definido pelo CST informado como por exemplo:

Para o CST: 00 - Tributada integralmente o tipo de tributação é: Tributado
Para o 10 - Tributada e com cobrança do ICMS por ST o tipo de tributação é: Substituído

Diferimento de ICMS

Quando o CST do produto for 51, deverá ser informado o percentual e também o valor do Diferimento de ICMS.
Abaixo imagem ilustrando esta informação.

CFOP

CFOP - Natureza de Operação: Informe o CFOP correspondente aos itens e não o que vem na Nota Fiscal de Compra, pois, os CFOPs informados referem-se ao praticado pelo fornecedor, ou seja, dados de venda.

Nota:
Ao alterar o valor das alíquotas de IPI ou ICMS no registro de compras, os valores do cadastro de produtos não serão modificados, permanecendo as informações originais.

Substituição Tributária

Para calcular a base e o valor de substituição por item, o sistema utiliza as informações das colunas grifadas na imagem abaixo. São elas:

% ICMS
Valor ICMS
% MVA
% ICMS para venda

Portanto, ao preencher na guia Geral >>> Totais da Compra os campos: BC ICMS Subst. e Subst. Tributária, o sistema fará o rateio por item, desde que o cálculo seja solicitado.

Para fazer o recálculo clique no botão indicado na imagem abaixo.
Para replicar os dados de uma determinada coluna, selecione o registro desejado e clique no botão (raio) localizado na imagem abaixo, informando replicar todos ou os marcados.

Nota 1:
Se um dos valores da base de substituição ou valor de substituição for apresentado negativo, caracteriza algum erro nos percentuais de MVA apresentados.

Nota 2:
No caso de uma nota lançada manualmente todos os valores devem ser registrados. Nota fiscal com itens substituídos, informe a base e o valor de substituição apresentados na nota e clique no botão recálculo conforme citado acima, para que o sistema faça o rateio automaticamente, baseado nos dados informados a Base de Substituição e Valor de Substituição serão calculados por item, desde que tenham informados os valores de Base de ICMS % MAV, % ICMS e % ICMS para venda.
Para mais detalhes sobre o % de MVA acesse MVA - Margem de Valor Agregado.

PIS - COFINS

O PIS - Programa de Integração Social, foi criado pela Lei Complementar 07/1970. São contribuintes do PIS as pessoas jurídicas de direito privado e as que lhe são equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, inclusive empresas prestadoras de serviços, empresas públicas e sociedades de economia mista e suas subsidiárias, excluídas as microempresas e as empresas de pequeno porte submetidas ao regime do Simples Federal (Lei 9.317/96) e, a partir de 01.07.2007, do Simples Nacional (LC 123/2007).
O COFINS - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social, foi instituído pela Lei Complementar 70 de 30/12/1991. A contribuição COFINS, atualmente, é regida pela Lei 9.718/98, com as alterações subsequentes. São contribuintes da COFINS as pessoas jurídicas de direito privado em geral, inclusive as pessoas a elas equiparadas pela legislação do Imposto de Renda, exceto as microempresas e as empresas de pequeno porte submetidas ao regime do Simples Federal (Lei 9.317/96) e, a partir de 01.07.2007, do Simples Nacional (LC 123/2007).
Existem códigos de situação tributária para o PIS/CONFINS que são diferentes para as empresas e suas práticas. Sendo assim, essas informações não serão importadas do arquivo .xml (NF-e) ou ao informar manualmente, informe o que é praticado pela sua empresa.

Código FCI

A Ficha de Conteúdo de Importação (FCI) é uma obrigação acessória, devida pelos contribuintes do ICMS, que realizem importações do exterior sujeita à alíquota interestadual prevista nas cláusulas quinta e sexta do Ajuste SINIEF 19, de 7 de novembro de 2012.
Na entrada de NF-es de compras (xml importado ou no registro manual) que constarem produtos de origem "3, 5, 8", esses possuem um código específico na Ficha de Conteúdo de Importação.
No registro desses produtos será feito um vínculo com o código FCI, sendo assim, na venda desses itens esse código também será considerado.

Guia Serviços

Pode-se importar uma NF-e com serviço. Para detalhes acesse o artigo Compras com Serviço. Nesta guia devem ser registrados os itens que são serviços, não é permitido incluir serviços na guia de produtos.

Regularização de Impostos

Veja as notas abaixo e acesse a página Conferência de Impostos no Registro de Compra.
O sistema permiti que sejam lançados valores diferenciados quando ocorrer os casos citados acima. Para mais detalhes acesse: Impostos Diferenciados.
Nota 1
A emissão de notas fiscais deverá ser feita com atendimento de todos os requisitos legais, em especial aqueles que determinam o lançamento dos impostos, ou seja, classificação fiscal, alíquota e valor tributável. Na hipótese do recebimento de uma nota fiscal de entrada com erros ou a empresa se enquadra no regime especial a legislação prevê a adoção de alguns procedimentos para a sua regularização.

Nota 2
A entrada da nota fiscal de compra deve ser feita na íntegra, pois, no caso de devolução total ou parcial de mercadorias a legislação prevê que todas as informações devem ser as mesmas contidas no documento fiscal originário.

Nota 3
O estabelecimento que está procedendo a devolução estará automaticamente, através da emissão da nota fiscal, promovendo o estorno do crédito dos tributos tomados nas entrada em virtude de aquisições que gerem direito ao crédito previsto em legislação pertinente. (GALHARDO,2005).

Nota 4
A falta de cuidado por parte do destinatário ocasiona o atraso no processo de escrituração das notas fiscais no Registro de Entrada de Mercadorias e a tomada indevida de créditos de impostos. Já pelo lado do remetente, ocasiona o estorno indevido dos créditos dos impostos e erro na emissão das notas fiscais. Todas as complicações relatadas terão como consequências infrações tributárias originando lavratura de auto de infração por parte das Secretarias de Fazenda Estaduais (ICMS e ICMS-ST) e Receita Federal (IPI, PIS e COFINS). (GALHARDO, 2005).

Devolução de Compras

A devolução das compras deve ser feito pelo Commerce CheckOut F5-Funções >>> F2-Geral >>> B-Compras. Veja mais detalhes em Devolução de Compra.

Impressão

Na emissão do relatório de compras, foram disponibilizados novos campos para a impressão no relatório, sendo eles:

REFBAS -> Referência Básica
RESICM -> Alíquota do ICMS
ICMSRE -> Base Reduzida
PRECOV -> Preço de Venda
SITTRI -> Situação Tributária
DESCL1 -> Descrição da classe 1
DESCL2 -> Descrição da classe 2
DESCL3 -> Descrição da classe 3
DESCL4 -> Descrição da classe 4
DESDEP -> Descrição do depósito
DESTRI -> Descrição do código tributário
DESCTR -> Descrição da unidade de negócio

Para inserir essas novas informações no relatório de compras, será necessária a criação ou edição de um formato personalizado, conforme mostra a figura abaixo.

Na criação ou edição selecionar a palheta Itens: plCompra_Itens conforme indicado no item 1. Para inserir um campo da lista, selecione o Campo Texto conforme indicado no item 2 e clique em uma área vazia para colocar o campo, conforme indicado no item 3. Em seguida, com o ?Campo Texto? selecionado, escolha plCompra_Itens e o campo desejado na lista, conforme mostra o item 4.

Relatórios BI

Para gerenciamento das compras utilize as consultas do Totall BI. Para mais detalhes acesse Relatório BI Compras.

Registro de Compras